关于《2023年公司（修订）条例》的常见问题

2023-05-04 16:33:34

《2023年公司（修订）条例》(下称《修订条例》)已于2023年4月28日起实施，给予公司弹性以不同方式举行成员大会。《修订条例》的一些常见问题如下。

订立《修订条例》的目的是什么？
《修订条例》旨在给予公司更大弹性，灵活举行全虚拟或混合式成员大会。
根据《公司条例》（第622章）第584条，公司可使用令该公司身处不同地方的成员能够在成员大会上聆听、发言及表决的任何科技，在2个或多于2个地方举行成员大会。但《公司条例》没有对公司以全虚拟方式，或以虚拟和实体混合方式举行成员大会作出提述。
《修订条例》旨在使《公司条例》和《公司（章程细则范本）公告》（第622H章）更切合时宜，以明确容许公司举行全虚拟成员大会而无须成员到指定实体场地出席大会；以及以虚拟和实体方式举行成员大会（即混合式成员大会）。

《修订条例》的要点是什么？
《修订条例》的要点包括：
（a）加入「虚拟会议科技」的定义；
（b）订明向成员发出的或在网站上公布的成员大会通知，须指明（但不限于）举行该大会的实体场地或用以举行该大会的虚拟会议科技，或上述两者；
（c）订明除非该公司的章程细则明文阻止使用虚拟会议科技举行成员大会，或规定成员大会仅可在实体场地举行，否则成员大会的通知可指明用以举行该成员大会的虚拟会议科技；
（d）列出举行成员大会的方式；
（e）厘清当公司的成员大会是在2个或多于2个实体场地举行时，不论该大会是否亦使用虚拟会议科技举行，该公司须使用任何科技，以容许该公司身处不同实体场地的成员，可在该大会上聆听、发言及表决；及
（f）订明使用成员大会的通知所指明的虚拟会议科技出席该成员大会的人，须视为在席。

《修订条例》是否适用于所有公司？
否。《修订条例》只适用于根据《公司条例》（第622章）成立及注册的公司（即本地注册成立的公司）。

公司可以用什么方式举行成员大会？
《公司条例》（第622章）第583A条列出举行成员大会的方式。在符合公司本身的章程细则的条文下，公司可以下列方式举行成员大会：
1、在实体场地举行（即实体大会）；
2、使用虚拟会议科技举行（即全虚拟大会）；或
3、同时在实体场地及使用虚拟会议科技举行（即混合式大会）。

对于举行全虚拟或混合式成员大会所使用的虚拟会议科技方面有何规定？
根据《公司条例》（第622章）第547(1)条，「虚拟会议科技」的涵义如下：凡某项科技容许任何人在没有在场出席会议的情况下，仍可在该会议上聆听、发言及表决，该项科技即属虚拟会议科技。因此，用以举行全虚拟或混合式成员大会的虚拟会议科技必须容许出席该成员大会的人在该会议上聆听、发言及表决。

公司持份者的利益会否因举行全虚拟或混合式成员大会而受到影响？
无论公司选择举行虚拟还是混合式成员大会，均须确保大会的合法参加者能使用大会采用的科技在会上聆听、发言和表决，因此，公司持份者的利益不会因成员大会的举行方式而受到影响。此外，《公司条例》（第622章）和普通法就成员大会举行事宜所订的保障措施，会适用于全虚拟或混合式成员大会。

如成员大会是在2个或多于2个实体场地举行，对于用以举行该大会的科技方面，有何规定？
根据《公司条例》（第622章）第584(1)条，当公司的成员大会是在2个或多于2个实体场地举行时（不论该大会是否亦使用该大会的通知所指明的虚拟会议科技举行），该公司须使用任何科技，以容许该公司身处不同实体场地的成员，可在该大会上聆听、发言及表决。

如公司拟举行全虛拟成员大会或混合式成员大会，成员大会的通知应就举行成员大会的方式指明哪些资料？
根据《公司条例》（第622章）第576(1)条，该公司须确保成员大会的通知指明（但不限于）举行该大会的实体场地，或用以举行该大会的虚拟会议科技，或上述两者。

如公司拟举行全虛拟或混合式成员大会并在网站上提供成员大会的通知，那么，公司知会其成员指有笑通知在有矣网站上提供的该项知会，应就举行成员大会的方式指明哪些资料？
根据《公司条例》（第622章）第573(2)条，凡有关公司知会其成员，指有关大会通知在有关网站上提供，该项知会须指明（但不限于）：
1、如该通知仅指明举行该成员大会的实体场地 — 该实体场地；
2、如该通知仅指明用以举行该成员大会的虚拟会议科技 — 该虚拟会议科技；及
3、如该通知同时指明该成员大会的实体场地及用以举行该成员大会的虚拟会议科技 — 该实体场地及该虚拟会议科技两者。

如某公司的章程细则提述成员大会的一个或多个举行地点，该公司是否必须修改其章程细则，才可按照《修订条例》灵活行事，以举行全虚拟或混合式成员大会？
否。即使某公司现时的章程细则提述成员大会的一个或多个举行地点，除非公司的章程细则明文阻止使用虚拟会议科技举行成员大会，或规定成员大会仅可在实体场地举行，否则该公司可以使用虚拟会议科技举行成员大会而无须修改其章程细则（请参阅《公司条例》（第622章）第583A(3)条）。

如某公司的章程细则的某条文所具有的效力，是规定成员大会的通知须指明举行该成员大会的实体场地的，该条文会否被视为规定成员大会仅可在实体场地举行？
不会。凡该公司的章程细则的某条文所具有的效力，是规定成员大会的通知须指明举行该成员大会的实体场地的，则该条文本身并不规定成员大会仅可在实体场地举行（请参阅《公司条例》（第622章）第583A(3)(b)条）。

如某公司的成员使用成员大会的通知所指明的虛拟会议科技出席该成员大会，该成员会否被视为在席？
会。《公司条例》（第622章）第585(4A)条订明凡任何人使用成员大会的通知所指明的虚拟会议科技出席该成员大会，则该人在如此出席该成员大会时，须视为在席。

《公司(章程细则范本)公告》( 第622H章)附表1至3所订明的章程细则范本的主要修订是什么？
《公司（章程细则范本）公告》（第622H章）附表1、2及3中分别载有的章程细则范本的主要修订包括：
1、加入新订「虚拟会议科技」的定义，其涵义如下：凡某项科技容许任何人在没有在场出席会议的情况下，仍可在该会议上聆听、发言及表决，该项科技即属虚拟会议科技。
2、成员大会的通知须指明（但不限于）举行该大会的实体场地，或用以举行该大会的虚拟会议科技，或上述两者。
3、如在以下情况下，某人即属使用虚拟会议科技出席成员大会：
（a）该人使用该大会的通知所指明的虚拟会议科技；及
（b）该人能够在该大会上行使发言权及表决权。
4、使用成员大会的通知所指明的虚拟会议科技出席该大会的人，须视为在席。
5、如成员大会因法定人数不足而延期，而该大会不是应成员的请求召开的，董事须决定（但不限于）举行经延期的成员大会的实体场地，或用以举行该经延期的大会的虚拟会议科技，或上述两者。
6、当主席将成员大会延期时，须指明（但不限于）举行经延期的成员大会的实体场地，或用以举行该经延期的大会的虚拟会议科技，或上述两者。
7、如没有经延期的成员大会的通知发出，凡使用董事所决定的虚拟会议科技或主席所指明的虚拟会议科技出席该经延期的大会的人，须视为在席。

在召开全虚拟或混合式成员大会时，有甚么事项需要特别注意？
为了提醒公司在召开全虚拟或混合式成员大会时须注意的事项，公司注册处已发出《公司举行虚拟或混合式成员大会的良好作业模式指引》（下称「《指引》」），《指引》旨在就本地注册成立的公司举行全虚拟或混合式成员大会，提供一般资讯及良好作业模式。详情请参阅《指引》。

在《修订条例》实施后，本地注册成立的公司是否可以继续举行实体成员大会？
《修订条例》旨在给予公司足够弹性，因应本身的情况和需要，畅顺而有效地处理公司事务。《修订条例》并没有废除在实体场地举行成员大会的方式（即实体成员大会）。公司应选择最适当的成员大会举行方式，除须根据法例及公司本身的章程细则的规定召开有效的会议之外，亦须考虑实体会议是否仍是最适当的方式，抑或是举行全虚拟或混合式成员大会，更能促进与成员的沟通和尽量提高成员的参与程度。

公司应如何决定举行成员大会的方式？
不论是以实体、虚拟或混合方式举行成员大会，均没有一个可完全符合所有公司需要的方式。归根究底，公司在决定举行成员大会的方式时，应旨在促进与成员的沟通、鼓励他们参与成员大会，并且在已考虑成员的最大利益的情况下，选择以最合适的方式举行成员大会。公司不应利用举行成员大会的方式作为手段，来管理出席情况或限制成员参与成员大会和提问。