马来西亚公司的合规要求需关注哪些

2021-05-27 10:20:52

当下疫情为各行各业展开正常经营活动带来了挑战，企业经营压力剧增，特别是有海外业务的公司，既面临国内巨大压力，同时也需要应对因为海外国家暂时调整了与中国的出入境政策而产生的不确定因素。海外国家的法规和政策各不相同，对于公司合规的强制性要求也并未因为现有不稳定因素而进行调整，因此海外公司仍需保证海外公司运营的合规性，避免不必要的损失。

一、公司法规定的公司义务

1.委任公司首任秘书
时间要求：自公司注册成立起30天内
政策索引：公司法S.236条

2.保存在注册办公室的文件:
a) 公司注册通知书；
b) 公司的章程（如有）；
c) 根据法令颁发的证书（如有）；
d) 法令所要求的所有登记册、书籍、记录和文件；
e) 所有的公司股东会会议记录和决议记录；
f) 董事会和董事会各委员会的所有会议和决议记录；
g) 向所有股东或同一类股份的持有人发出的所有书面文件的副本；
h) 所有财务报表的副本；
i) 公司会计记录；
j) 根据公司法357条的要求所做的或证明收费的所有文件的副本；以及
k) 公司注册局要求保存的其他文件。

上述所有文件通常会在我们处理公司秘书服务时，保存在注册办事处，但项目（i）公司的会计记录不在公司秘书的管理职责内，因此须向公司委员会（SSM）提交此类文件保管地点的通知文件。

时间要求：立即并在变更之日起的14天内
政策索引：公司法S.47条

3.恰当保管会计记录
保持适当的会计和相关记录，详细、真实和公正地地显示公司的交易和财务状况以及各项财务报表。

所有与会计相关的交易记录须在交易完成后60天内以进行会计处理和记录报送，并将相关资料保留7年用于备查。

根据马来西亚内陆税收局（IRBM）的记录保存指南，虽然所有会计凭证可以转换成电子形式（扫描副本）以方便检索，但还是必须保留其原始文件（纸质版本），以备税收官员查验。

时间要求：交易完成后60天内
政策索引：公司法S.245条

4.公司年度，应包含如下内容：
a) 公司登记注册的办公地点
b) 公司实际运营的办公地点
c) 分支机构办公地点（如有）
d) 公司主营业务
e) 公司批准的注册资本和实缴注册资本
f) 所有已经登记注册的公司事项（如公司资产抵押）
g) 公司董事信息
h) 公司秘书信息
股东信息
时间要求：公司注册成立日之后的30天内
政策索引：公司法S.68条

5.编制财务报表
每家公司的董事应在注册成立之日起18个月内编制财务报表，随后在财务年度结束后6个月编制财务报表。
时间要求：首次编制：公司注册成立后的18个月内；之后是在每次财政年度结束后6个月内
政策索引：公司法S.248条

6.分发财务报表副本
每个公司应将每个财政年度的财务报表副本发送给公司的每个成员、每个有权收到股东大会通知的人、公司的每个审计员和公司的每个债券持有人，并根据相关的人提供给该公司的地址来发送。
时间要求：私人公司(Sdn.Bhd.)是在财政年度结束后的6个月内
政策索引：公司法S.257条和S.258条

7.向注册局提交财务报表和相关报告
私人公司(Sdn.Bhd.)的财务报表和相关报告必须在其向公司成员发布起的30天内，通过XBRL格式提交给马来西亚公司注册局（SSM）
时间要求：自财务报表和报告发布之日起30日内
政策索引：公司法令S.259条

8.公司财务报表年度审计
每家公司都必须要做年度审计，除非是马来西亚公司注册局（SSM）规定的“符合资格豁免审计的公司类”，如下：
a) 休眠公司
b) 零收入的公司
c) 符合门槛的公司

一般情况下，即使是上述符合资格的公司，我们仍会建议公司考虑未来发展还是选择进行审计。上述审计豁免的门槛存在限制条件和政策调整的可能性。
政策索引：公司法S.267条

二、董事的职责和禁令(根据2016年公司法)

1.披露合同、财产等利益冲突的可能性
直接或间接与公司签订合同或拟议合同的任何董事（包括与该董事有关的人），应在切实可行的范围内，尽快在董事会的会议上声明其利益性质以避免利益冲突。存在有利益冲突的董事必须避免对合同或拟议合同进行投票。
时间要求：立即
政策索引：公司法S.221条

2.贷款给董事以及禁止提供贷款给与董事有关的人士
公司不得向公司董事，或与该董事有关联的公司和个人提供贷款。
时间要求：立即
政策索引：公司法S.224 & S. 225条

3.董事的一般披露义务
董事须就有关公司或相关法团的股份、债权、参与权益、权利、选择权及合约的任何变更向公司发出书面通知
时间要求：事件发生后14天内
政策索引：公司法S.219条

4.董事、经理和公司秘书的资料更变，包括：
名字、国籍、住址、工作地址、职业更变，上市公司或其子公司其他董事的资料、身份证/护照号码，以及辞职日期、搬迁、退休、死亡等任何变更（死亡事故需提供死亡证）。
时间要求：自更变之日起14天内
政策索引：公司法S.58条

5.更改公司地址和/或业务性质
如果公司决定更改其公司地址或业务性质，公司必须在更改之日起14天内通知大马公司注册局（SSM）。
时间要求：自此类更变之日起14天内
政策索引：马来西亚公司委员会（SSM）法令2/2017

三、雇主的责任

1.向雇员公积金局（EPF）注册

时间要求：在雇用第一名员工的7天内
政策索引：www.kwsp.gov.my

2.向社会保险机构 (SOCSO) 注册

时间要求：公司适用“雇员社会保障法令”（ESSA）之日起30天内
政策索引：www.perkeso.gov.my

3.在内陆税收局（IRB）登记雇主税务档案（E number）

时间要求：在向员工支付工资之前的任何时候
政策索引：www.hasil.gov.my

4.向人力资源开发机构(HRDF)注册
自2017年4月1日起，如果雇主在规定的行业内雇用10名或更多当地雇员，则必须向HRDF注册并缴费。

时间要求：在注册成立后30天内
政策索引：www.hrdf.com.my

5.注册就业保险计划（EIS）

时间要求：开始发放工资和缴税时
政策索引：www.perkeso.gov.my

6.雇主必须呈报的税务报表 Form E
企业雇主需要填写有关于雇员的资料包括上一年雇员的年度收入和员工数量。
无论是否有员工，公司都必须呈报Form E 。

时间要求：须于每年的3月31号之前呈报

四、所得税法令下的义务
1.通知内陆税收局（IRB）以获取公司税务登记号码（C number ）

时间要求：在第一次报税之前的任何时候
政策索引：www.hasil.gov.my

2.年度应纳税额估算(CP204)
每个企业都必须提供其下一年度的应纳税额的估算。之后财政年度内有两次调整该年应纳税额估算的申报机会（分别是在财政年度的第六和第九个月）。

自开始运营之日起的首2年能豁免预估。尽管如此，我们建议提交表格CP204，通知税收局该企业的状态，但不必说明预估税额数目。这样企业可以避免税收局因其低估税额而进行惩罚，或对未提交估税而罚款。
第三年的评估：新的财政年度开始前30天

3.对于首次开始运营的公司（中小企业除外）
一般而言，中小企业指的是拥有250万马币及以下普通股的居民公司。

自开始运营之日起3个月内提交首次应纳税额估算申报，如果该年度的基准期不少于6个月。

4.每月预缴所得税
公司开始运营后（财政年度内），必须依据预计的年度应缴税额每月分期缴纳。如有迟缴或不足缴纳会有10%的罚款。如果实际应缴税额超过预缴税额的30%，低估的税额部分也会有10%的罚款。

须在每月15日之前完成缴纳。

5.提交年度所得税申报表
必须根据经审计的账目准备
必须在会计期间结束后的7个月内提交

五、消费税（GST）法令下的义务
1.注册消费税（SST）
如果年销售额超过50万马币，则要强制注册消费税。可以根据以下其中一项来确定：
a) 当月和前11个月的应税供应总价值；或
b) 当月和未来11个月的应税供应总价值
下列行业必须注册：
个人、独资企业、合伙企业、公司、信托、遗产、社团、工会、俱乐部、协会或任何其他组织，包括参与马来西亚应税供应业务的政府部门或地方当局。

符合要求的企业须在公司开展业务之间注册税务号。一个纳税期（2个日历月）内的SST应在纳税期满后28天内向税务机关缴纳

2.注册消费税企业的主要责任
注册人必须遵守消费税条规，如下：
a）征收和收取应税商品的消费税，即产出税和进项税；
b）提交消费税表（GST-03），并在纳税期后的下个月的最后一天缴纳税款；
c）除非海关允许，否则任何供应都要开税务发票；
d）在停止营业之日起三十天内通知海关其公司已停止营业；
e）通知海关有关公司地址、应税活动、会计基础和纳税期的任何变化；以及
f）用马来文或英文保存与消费税有关的所有商业交易记录七年。

六、个人所得税
雇佣收入相关的税款由雇主每个月替员工代扣代缴并付给税务机关。
个人或企业主（如个人企业）需每年自行通过电子报税的方式向税务局提交自己的纳税所得。打工/自雇人员的纳税期限是每年4月30日或之前；做生意/自雇人士则是每年6月30日或之前，二者都要求同时缴清未支付的税款。