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香港公司维护，登记册及记录需保存妥当

2024-10-17 17:15:05

需保持的登记册及记录类型
香港公司注册后，关于香港公司的一些登记册以及公司记录都需要仔细保存。哪些登记册及记录需要保存的呢？主要有以下几类：
1、成员登记册（ROM）：根据《公司条例》第627条，公司必须备存一份成员登记册，记录所有股东的详细信息。
2、重要控制人登记册（SCR）：根据第653H条，公司需备存一份重要控制人登记册，以识别公司的实际控制者。
3、董事登记册（ROD）：根据第641条，公司必须记录所有董事的详细信息。
4、公司秘书登记册（ROCS）：根据第648条，公司秘书的相关信息也需被记录。
5、债权证持有人登记册（RODH）：根据第308条，公司需备存债权证持有人的登记册。
6、押记登记册（ROC）：根据第352条，公司需备存有关押记的登记册。
7、设立押记的文书副本：根据第351条，公司需保存设立押记的文书副本。
8、获准许的弥偿条文的文本或书面备忘录：根据第471条，公司需备存相关弥偿条文的文本或备忘录。
9、管理合约的文本或书面备忘录：根据第543条，公司需保存管理合约的文本或其条款的备忘录。
10、董事或成员决议的文本、会议记录及决策记录：根据第481、483和618条，公司需记录董事或成员的决议、会议议程以及决策过程。
11、载有相关详情的登记册（第384条）：根据第384条，公司需备存相关的登记册。

香港公司备存地址
根据《公司条例》第657条的规定，所有这些登记册及公司记录必须备存于香港境内，香港法例不接受备存于非香港地址或邮政信箱号码地址。这意味着，公司必须确保所有重要的公司文件和记录都存放在一个可以被香港公司注册处访问的实体位置。
如果公司选择将登记册及公司记录备存于注册办事处以外的香港地址，公司必须主动向香港公司注册处提交一份由董事或公司秘书签署确认的《登记册及公司记录备存地址通知书》，即指明表格NR2。这一步骤是确保公司遵守《公司条例》的重要环节。

注册香港公司的合规建议
对于在香港成立的公司来说，遵守《公司条例》关于登记册及公司记录备存的规定至关重要。以下是一些建议：
1、了解法规：公司管理层应充分了解《公司条例》的具体要求，确保公司的操作符合法律规定。
2、选择合适的备存地址：选择一个安全、易于访问的地址作为登记册及公司记录的存放地。
3、定期审查：定期审查公司的登记册及记录，确保所有信息都是最新的，并且符合当前的法律规定。
4、专业咨询：在必要时，寻求专业的法律和财务咨询，以确保公司的操作和记录备存符合所有相关要求。
5、及时更新：任何公司结构或管理层的变动，都应及时更新在相应的登记册中。

可见，注册香港公司手续虽然很简单，续存手续也很简单，但是需要注意的细节还是有很多。如果决定注册香港公司，建议对香港公司经营续存了解清楚再行动。