第一章 总则
第一条 为加强信托业务档案管理，[在杭州注册香港公司服务] 保证信托业务的安全和合法性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国信托法》、《信托公司管理办法》等有关规定，制定本办法。
第二条 信托业务档案是指公司在办理信托业务过程中形成的，记录和反映信托业务的重要文件和凭据，主要由信托文件、相关契约及凭据、交易对手的基本资料、公司综合管理资料等组成。
第三条 信托业务档案按照集中统一管理原则进行规范化管理。
第四条 信托业务档案按单笔业务建立，一笔业务一档。信托业务档案移交、立卷 、保管、调阅、提取、等做到科学管理、有效利用，严防毁损散失，确保信托业务档案的完整性与安全性。
第五条 信托业务档案管理人员应具备熟悉信托业务、工作责任心强。信托业务档案涉及国家、公司和交易对手机密，档案管理人员、调阅人员和其他相关人员均应严格执行保密制度。
第六条 本办法所称信托业务类型包括证券投资类、收益权类、股权投资类、信托贷款类、信贷资产转让类、票据资产转让类以及其他信托业务类型。
第七条 本办法所称信托业务档案管理部门是指风险管理部。
第八条 各业务部门要认真贯彻执行公司制定的有关信托业务档案的收集、整理、组卷、移交、立卷、调阅、提取等制度，做到科学管理、有效利用，严防损毁散失，确保信托业务档案的完整和安全。
第二章 部门职责
第九条 业务部门负责业务档案的收集、整理、组卷、移交工作，并对档案资料的真实性、完整性、有效性进行核对。
业务部门指定由专人整理、移交业务档案（以下简称综合员）。
第十条 档案管理部门负责对移交来的业务档案的完整性、合规性、有效性和一致性进行审核，及业务档案入库后的整理、上架排放、档案安全等日常管理工作。
档案管理部门指定作业监督员负责风对移交来的业务档案的完整性、合规性、有效性和一致性进行审核。
档案管理部门指定档案管理员负责业务档案入库后的整理、上架排放、档案安全等日常管理工作。
第三章 信托业务档案的归档范围
第十一条 归档范围
（一）证券投资类
（1）项目尽职调查报告、项目建议书、项目审批单；
（2）向银监局的报备材料（如有）、法律意见书、信托计划说明书；
（3）资金信托合同、集合信托委托人明细；
（4）保管类文件（保管合同、资金划付协议、监管协议等）；
（5）投资顾问合同、投资顾问授权委托书（如有）；
（6）经纪服务协议；
（7）证券账户卡原件及复印件（原件交予保管行的，由保管行出具接收手续）；
（8）投资顾问资料（企业加盖公章）：经年检合格的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程、法人代表身份证、验资报告、业绩证明材料等；
（9）其他资料:集合信托成立时报银监局的成立报告（信托经理签字）、按合同约定季度管理报告（采用公司统一版本）、保管行出具的季度保管报告；
（10）信托项目清算报告（信托清算时提供）。
（二）股权投资类
（1）项目尽职调查报告、项目建议书、项目审批单；
（2）向银监局的报备材料（如有）、法律意见书、信托计划说明书；
（3）资金信托合同、集合信托委托人明细（电子版）；
（4）保管类文件（保管合同、资金划付协议、监管协议等）；
（5）增资扩股协议、股权回购协议、保证合同；
（6）目标公司为国有独资公司的，提供政府有关增资的批准文件、回购资金纳入财政预算的函件、人大批复及政府财政收支情况资料等；
（7）目标公司为非国有独资公司的，提交股东会或董事会关于增资扩股或股权转让的决议、出资证明书；
（8）我公司派驻董事、监事函件及被委派人员身份证明；
（9）股权投资目标公司资料（企业加盖公章）：包含但不限于经年检合格的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证、贷款卡复印件、公司章程、法人代表身份证复印件、印鉴样本、贷款卡信息查询资料及说明、近年财务报告及审计报告、验资报告；股权变更后新的营业执照、公司章程、验资报告等；
（10）股权回购公司的资料（企业加盖公章）：包含但不限于经年检合格的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证、贷款卡复印件、公司章程、法人代表身份证复印件、印鉴样本、贷款卡信息查询资料及说明、近年财务报告及审计报告、验资报告等；
（11）投资建设项目相关批准文件、项目的可研报告等；其中投资于房地产项目的，提交企业开发资质证书，四证（如有），项目资本金出资比例证明文件等（本条款档案材料由企业加盖公章）；
（12）回购担保相关资料
保证人资料（企业加盖公章）：包含但不限于经年检合格的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证、贷款卡复印件、公司章程、法人代表身份证复印件、印鉴样本、贷款卡信息查询资料及说明、近年财务报告及审计报告、验资报告等；
抵押合同及权属证明、质押合同及权属证明，抵押或质押登记手续。
（13）其他资料:集合信托成立时报银监局的成立报告（信托经理签字）、按合同约定季度管理报告（采用公司统一版本）、保管行出具的季度保管报告、目标公司定期财务报告、审计报告，派驻董监事的尽责管理报告；
（14）信托项目清算报告（信托清算时提供）。
（三）信托贷款类
（1）项目尽职调查报告、项目建议书、项目审批单；
（2）向银监局的报备材料（如有）、法律意见书、信托计划说明书；
（3）资金信托合同、集合信托委托人明细（电子版）；
（4）保管类文件（保管合同、资金划付协议、监管协议等）；
（5）信托贷款合同；
（6）借款借据；
（7）保证合同、借款保函等（如有）；
（8）抵押或质押合同及证明文件（如他项权利证书等）（如有）；
（9）借款人董事会或股东会决议、借款申请书、借款人关于借款用途的说明及依据（如项目批准文件、可研报告等）；
（10）借款人资料（企业加盖公章）：包含但不限于经年检合格的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证、贷款卡复印件、公司章程、法人代表身份证复印件、印鉴样本、贷款卡信息查询资料及说明、近期财务报表、近三年年经审计的财务报表、审计报告、验资报告等；其中借款人为房地产开发公司的，提交开发项目的“四证”及企业开发资质证书；
（11）担保人资料（企业加盖公章）包含但不限于：
①担保人经年检合格的营业执照、组织代码证、贷款卡及贷款卡密码、税务登记证、开户许可证、法人代表身份证复印件、印鉴样本、验资报告；贷款卡信息查询资料；
②担保人根据公司章程同意为本项信托贷款提供担保的董事会或股东会决议书面材料，并单独提供担保承诺函；
③担保人经审计的上年和最近一期财务报表；
④担保标的物权属证明文件及担保标的的评估报告（如有）；
⑤有关部门出具的同意担保书面文件（如有）；
⑥担保合同及担保标的物清单及我公司为第一受益人的保险单（如有）；
（12）其他资料:集合信托成立时报银监局的成立报告（信托经理签字）、按合同约定季度管理报告（采用公司统一版本）、保管行出具的季度保管报告、监管银行的监管报告、目标公司定期财务报告、审计报告；
（13）信托项目清算报告（信托清算时提供）。
（四）股权收益权投资类
（1）项目尽职调查报告、项目建议书、项目审批单；
（2）向银监局的报备材料（如有）、法律意见书、信托计划说明书；
（3）资金信托合同、集合信托委托人明细（电子版）；
（4）保管类文件（保管合同、资金划付协议、监管协议等）；
（5）股权收益权转让及回购合同（具有强制执行效力公证书）；
（6）股权质押合同（具有强制执行效力公证书）；
（7）证券质押登记证明原件、股权抵押登记工商手续原件（如果根据保管协议规定原件交给保管银行保管的，保管复印件，并由保管行出具接收手续）；
（8）担保合同（如有）；
（9）融资公司董事会或股东会决议、关于资金用途的说明及依据（如项目批准文件、可研报告等）、标的股票资料、授权情况资料；
（10）融资公司资料（企业加盖公章）：包含但不限于经年检合格的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证、贷款卡复印件、公司章程、法人代表身份证复印件、印鉴样本、贷款卡信息查询资料及说明、近年财务报告及审计报告、验资报告等；
（11）担保人资料（企业加盖公章）包含但不限于：
①担保人经年检合格的营业执照、组织代码证、贷款卡及贷款卡密码、税务登记证、开户许可证、法人代表身份证复印件、印鉴样本、验资报告；贷款卡信息查询资料；
②担保人根据公司章程同意为本项信托贷款提供担保的董事会或股东会决议书面材料，并单独提供担保承诺函；
③担保人经审计的上年和最近一期财务报表；
④担保标的物权属证明文件及担保标的的评估报告（如有）；
⑤有关部门出具的同意担保书面文件（如有）；
⑥担保合同及担保标的物清单及我公司为第一受益人的保险单（如有）；
（12）其他资料:集合信托成立时报银监局的成立报告（信托经理签字）、按合同约定季度管理报告（采用公司统一版本）、保管行出具的季度保管报告、目标公司定期财务报告、审计报告；
（13）信托项目清算报告（信托清算时提供）。
（五）信贷资产转让类
（1）项目尽职调查报告、项目建议书、项目审批单；
（2）资金信托合同；
（3）保管类文件（保管合同、资金划付协议、监管协议等）；
（4）信贷资产转让合同；
（5）转让标的清单；
（6）信贷资产类文件（原始借款合同、质押合同、保证合同、他项权利证书等）；
（7）按合同约定出具季度管理报告、保管行出具的季度保管报告；
（8）信托项目清算报告（信托清算时提供）。
（六）票据资产转让类
（1）项目尽职调查报告、项目建议书、项目审批单；
（2）资金信托合同；
（3）保管类文件（保管合同、资金划付协议、监管协议等）；
（4）票据资产转让合同；
（5）转让标的清单；
（6）票据资产类文件（银行承兑汇票等）；
（7）按合同约定出具季度管理报告、保管行出具的季度保管报告；
（8）信托项目清算报告（信托清算时提供）。
第四章 整理和移交
第十二条 信托业务档案的整理
（一）组卷。
业务档案按照信托项目的设立而进行归档，一笔一档。
（二）编目。
1．编制页码。[在南京注册香港公司服务]随每笔业务发生而形成的档案以“卷”为单位编写流水页码，用自动号码机（8位数字）统一在每页文件的右下角卡流水号。
2．编制目录。业务档案案卷文件目录的格式及填写要求详见附件1，附件样表格式不得修改。
综合员完成上述整理工作后将档案进行移交至作业监督员。
3．整理封存。
作业监督员审核档案通过后档案移交至档案管理员，由档案管理员将档案装盒归档，档案盒的填写包括“盒封面”和“盒脊”。档案盒封面的填写“部门名称”。档案盒脊背的填写项包括：“部门名称”、 “年度”“盒号”。其中“年度”表示该盒档案实体案卷发生的年份，跨年度的则填写起始年～结束年。
（三）业务部门综合员在移交信托业务档案时需将信托档案空白处填写完整，包括:合同编号（合同封皮及合同内）、委托人信息、信托金额、资金帐号、签署日期、回购日期、仲裁地点及其他涉及到的相关信息。
第十三条 业务部门综合员在于信托成立后15个日内将业务档案移交至作业监督员。对未按规定的时间移交档案的部门，将由档案管理部部门发送项目催交函件，发送对象为：移交部门全体人员、相应业务主管领导、稽核审计部。信托项目成立后20日内尚未移交业务档案的，将于公司OA办公系统刊发《关于未及时移交信托业务档案的通报》。信托项目成立后30日内尚未移交业务档案及资料的，将报送公司领导进行处理。
第十四条 作业监督员接收档案时，必须严格履行交接手续，认真审核以下内容：
1.核对移交档案的数量和每份文件的页数；
2.核查每份文件资料的构成要素，包括名称、内容、签章、日期。检查文件之间的关联性。审核无误后方可办理交接手续。对于存有问题的档案或不属于归档范围的资料应及时退回，并督促移交人员尽快补齐资料或修改有误部分，应在5日内重新办理移交。
3.档案交接单一式三份，移交人、接交人各一份，档案中留存一份。
第五章 调阅、外借、提取
第十五条 “调阅”是指人员在档案管理部门现场利用档案。调阅业务档案必须严格履行调阅手续。公司人员调阅档案，需进行网上审批流程，经其部门经理签字和档案管理部门经理签字同意；公、检、法等机构人员调阅业务档案，须持本人有效证件和单位公函，经主管风险管理部领导审批同意，并由接待部门人员陪同，方可调阅。调阅人对所需的档案可以复印，但不得将原件带走。
第十六条 “外借”是指公司人员将档案借出档案部门。业务档案原则上不准外借，确因工作需要借出的，必须严格履行外借审批手续。借出业务档案，需进行网上审批流程，经办人部门经理和档案管理部门经理签字同意，最长不得超过15天。办理外借手续同时留存该档案复印件一套，当归还外借档案时，档案管理员应仔细核对档案内容是否与复印件一致。
第十七条 “提取”是指业务部门将客户的权证资料提出档案管理部门归还客户。权证资料的提取须严格履行审批手续，信托到期时，由信托经理持相关证明，进行网上审批流程，经其部门经理签字和档案管理部门经理签字同意，方可办理提取。
第六章 责 任
第十八条 档案管理人员要对业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，对损毁、遗失、擅自销毁信托业务档案，擅自对外提供、透露信托业务档案，涂改、伪造、出卖信托业务档案等行为，视情节轻重对责任人给予行政处分；造成损失的，责令赔偿损失；开除；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
