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商业发票主要内容与缮制

  (一)、发票编号(Invoice No. …)由各公司统一编号。

  发票作为中心票据,其他票据的号码均可与此号码相一致,如:汇票号码、出口报关单号码及附属单据号码等一般均与发票号码一致。

  (二)、地点及日期(Place & Date)

   出票地址和日期通常在发票右上角联在一起。
   1、出票地址应为信用证规定的受益人所在地,通常是议付所在地;

  2、在全套单据中,发票是签发日最早的单据。它只要不早于合同的签订日期,不迟于提单的签发日期即可。

  (三)、合同号(S/C No.)

  合同号码应与信用证上列明的一致,一笔交易牵涉几个合同的,应在发票上表示出来。

  (四)、信用证号(L/C No.)

  当采用信用证支付货款时,填写信用证号码。若信用证没有要求在发票上标明信用证号码,此项可以不填。当采用其他支付方式时,此项不填。

  (五)、收货人/抬头人(Consignee)

   此栏前通常印有“To”,“Sold to Messrs”,“For Account and Risk of Messrs.”等。
   抬头人即买方名称,应与信用证中所规定的严格一致。如果信用证中没有特别的规定,即将信用证的申请人或收货人的名称,地址,填入此栏。如果信用证中没有申请人名字则用汇票付款人。总之,按信用证缮制。

  例如:信用证申请人为ABC Co.Ltd., New York,但又规定Invoice to be made out in the name of XYZ Co.Ltd., New York,则发票的抬头打后者。

  (六)、起运及目的地(From…To…)

   起讫地要填上货物自装运地(港)至目的地(港)的地名,有转运情况应予以表示。这些内容应与提单上的相关部分一致。如果货物需要转运则注明转运地。

  例如:From Qingdao To New York. U.S.A. W/T Shanghai

  (七)、唛头及件数(Marks and Numbers)

   一般由三部分组成:
   (1)客户名称缩写(如不用客户名称,可以由发票号码/合同号码/订单号码代替);
   (2)目的港;
   (3)件数。
   注意事项:1、如果无唛头,可以打上N/M(No mark);
   2、发票中的唛头应与提单上的唛头相一致;

  3、如果来证规定唛头,可按照来证缮制。

  (八)、数量及货物描述(Quantity and Description)

   信用证支付方式下的发票对货物描述应严格与信用证的描述一致。如属托收方式的,发票对货物的描述内容可参照合同的规定结合实际情况进行填制。
   货物描述内容一般包括合同的四个主要条款:数量条款、品质条款、包装条款、详见合约(这是为了避免重复出现已在合约中订明的内容)。
   例如: 2,500 Doz Gloves, Article No. FS23, Packed in 12 Bags, as per contract No.331
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   有时候来证在有关货物内容引导词的引导下,还包括其他不属于这一类的内容,如有关价格、装运等条款。在制单时,应把这些内容分别填写在合适的单据和栏目中。
   信用证引导货物内容的词或词组主要有:
   1、 Description of goods;
   2、 Covering shipment of;
   3、 Description of merchandise;
   4、 Covering the following goods by;
   5、 Covering Value of;
   6、 Shipment of goods.
   填写数量及货物描述时应该注意:
   1、缮制发票时,数量必须反映货物的实际装运数量,做到单证一致。尤其当信用证只给定界限时,例如:“Not Exceed 20000M/T,Minus 5% Quantity Allowance.”在这样的条件下需要注明实际装运数量。
   2、如果信用证规定或者实际业务需要,一批货物要分制几套单据,则每套单据应缮制一份发票,各发票的货物数量之和应等于该批货物的总货物数量。
   3、如果信用证允许分批装运,又规定了一定的增减幅度,则每批货物应该按照相同的增减幅度掌握。
   4、按《跟单信用证No.500>规定:“about”、“circa”、“approximate”等字样,允许增减10%;散装货,即使数字前没有“约”字样,也允许增减5%;但以包装单位或个体计数则不适用。
   5、对成交商品规格较多的,信用证常规定:“AS PER S/C NO. …”,制单时须分别详列各种规格和单价。

  6、当使用其他支付方式(如托收)时,货物内容应与合同内容一致。

  (九)、单价(Unit price)

   单价包括计价货币、计价单位、单位价格金额和贸易术语四部分,如信用证有具体规定,则应与信用证一致。发票金额应与汇票金额相同,且不能超过信用证总金额。
   在商业发票正中下方,通常印有“有错当查”(E&O.E.),即“Errors and Omissions Excepted”(错误和遗漏除外),表示发票的制作者在发票一旦出现差错时,可以纠正的意思。
   例如:USD60 PER SET FOB DALIAN
   注意事项:1、发票的单价必须与信用证上的单价完全一致;
   2、一定要写明货币名称、计量单位;

  3、贸易术语是关系到买卖双方的风险划分、费用负担问题,同时也是海关征税的依据,应正确缮制。

  (十)、总值(Amount)

   除非信用证上另有规定,货物总值不能超过信用证金额。
   1、实际制单时,来证要求在发票中扣除佣金,则必须扣除。折扣与佣金的处理方法相同,例如:来证要求“From Each Invoice 8 Percent Commission Must Be Deducted”,且总额为“USD20000.00 FOBC8 OSLO”,则填在价格栏中的金额的计算如下:
   FOBC8 OSLO USD20000.00
   —C8 1600.00
   FOB OSLO USD18400.00
   有时证内无扣除佣金规定,但金额正好是减佣后的净额,发票应显示减佣,否则发票金额超证。
   有时合同规定佣金,但来证金额内未扣除,而且证内也未提及佣金事宜,则发票不宜显示,等贷款收回后另行汇给买方。
   另外,在CFR和CIF价格条件下,佣金一般应按扣除运费和保险费之后的FOB价格计算。
   2、有时,来证要求在成交价格为CIF时,分别列出运费、保险费,并显示FOB的价格,制单时可按照如下格式填写。
   例如: TOTAL FOB VALUE $20000.00
   FREIGHT $1200.00
   INSURANCE $900.00 
   TOTALCIFVALUE $22100.00

  如来证上有过分苛刻的要求,可要求对方修改条款。

  (十一)、声明文句

   信用证要求在发票内特别加列船名、原产地、进口许可证号码等声明文句,制单时必须一一详列。常用的声明字句有:
   1、 证明所到货物与合同或订单所列货物相符。
   如:We certify that the goods named have been supplied in conformity with Order No. 123.
   兹证明本发票所列货物与第123号合同相符。
   2、 证明原产地。
   如:We hereby certify that the above mentioned goods are of Korean Origin.
   或者:This is to certify that the goods named herein are of Korean Origin.
   兹证明所列货物系韩国产。
   3、 证明不装载于或停靠限制的船只或港口。
   如:We certify that the goods mentioned in this invoice have not been shipped on board of any vessel flying Japanese flag or due to call at any Japanese port.
   兹证明本发票所列货物不装载悬挂日本国旗或驶靠任何日本港口的船只。
   4、 证明货真价实。
   如:We certify that this invoice is in all respects true and correct both as regards to the price and description of the goods referred herein.
   兹证明本发票所列货物在价格和品质规格各方面均真实无误。
   5、 证明已经航邮有关单据。
   如:This is to certify that two copies of invoice and packing list have been airmailed direct to applicant immediate after shipment.

  兹证明发票、装箱单各两份,已于装运后立即直接航邮开证人。

  (十二)、出单人签名或盖章

   商业发票只能由信用证中规定的受益人出具。

   除非信用证另有规定,如果用影印、电脑处理或者复写方法制作出来的发票,应该在作为正本的发票上注明“正本”(ORIGINAL)的字样,并且由出单人签字。
   “UCP500”规定商业发票可不必签字,但有时来证规定发票需要手签的,则不能盖胶皮签字章,必须手签。对墨西哥、阿根廷出口商品,即使信用证没有规定,也必须手签。
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